Il primo giorno in azienda comporta tante novità tutte in una volta: i volti, le regole, gli strumenti. Il welcome pack non risolve tutto, ma elimina un ostacolo ben reale: fin dal mattino, il nuovo collaboratore ha tutto ciò che serve per prendere appunti, bere il caffè e ripartire con le proprie cose, il tutto nei colori del suo nuovo team. Resta da capire cosa metterci dentro e quanto spendere. Vi guidiamo, oggetto per oggetto.

Un pacchetto di benvenuto, a cosa serve esattamente?

Arrivare il lunedì mattina e trovare sulla propria scrivania un taccuino, una penna, una borraccia e una maglietta con i propri colori comunica una cosa semplice: sapevamo che stavate arrivando, vi stavamo aspettando. Il primo giorno, questo conta più di quanto si pensi!

C’è anche un effetto collaterale che le aziende sottovalutano: questi oggetti escono dalle mura dell’azienda. La tazza compare durante le videoconferenze, la borsa di tela viene portata a fare la spesa, la borraccia vi accompagna in palestra. Il vostro logo circola dove nessuna pubblicità arriva!

Cosa metterci dentro?

Il modo più semplice per comporre un pacchetto è partire dalla settimana tipo di un nuovo collaboratore piuttosto che dal catalogo. Prenderà appunti, berrà caffè, trasporterà le sue cose, sfoggerà i colori dell’azienda. A ogni uso il suo oggetto!

Scopriamo i protagonisti del pacchetto di benvenuto:

Il duo taccuino-penna è un must imprescindibile: nelle prime settimane si annota di tutto! I taccuini sono disponibili in tutti i formati, da quelli tascabili ai quaderni più grandi; l’A5 rimane il formato più scelto perché sta in tutte le borse senza sacrificare lo spazio per scrivere. Un'ottima idea che abbiamo individuato nella nostra gamma di taccuini A5 personalizzati: alcuni modelli includono una penna abbinata, il che permette di spuntare due voci del pacchetto con un unico articolo.

La borraccia è diventata l’oggetto più richiesto nei kit per i collaboratori, e a ragione: viene utilizzata più volte al giorno, in ufficio come altrove. Sulla nostra pagina dedicata alle borracce personalizzate, la vera domanda riguarda la scelta del materiale: l’alluminio è leggero ed economico, l’acciaio inossidabile è più resistente, non trattiene alcun sapore e garantisce l’isolamento termico. Per un oggetto destinato a rimanere per anni su una scrivania, l’acciaio inossidabile è la scelta ideale!

La borsa dipende dal profilo. La tote bag personalizzata va bene per tutti, a meno di 20 centesimi in tessuto non tessuto a seconda delle quantità. Per i collaboratori che utilizzano un computer portatile, la borsa per computer personalizzata cambia registro: è l’oggetto che definisce il pacchetto, e alcuni modelli integrano chiusure antifurto, apprezzabili per chi utilizza i mezzi pubblici.

Il capo in tessuto, infine, è l’oggetto che crea il senso di appartenenza, quello che si indossa al seminario e che si tiene per il fine settimana! Per quanto riguarda le magliette personalizzate, sono possibili tutte le tecniche di marcatura: ricamo, serigrafia, trasferimento o stampa, a seconda del risultato e del budget desiderati.

E soprattutto, adattate il contenuto alla professione, non solo alla linea grafica. Qui parliamo di un lavoro d’ufficio, ma un team sul campo non vive la stessa settimana lavorativa: in cantiere o all’aperto, la ceramica non durerà a lungo, è la tazza termica in acciaio inossidabile che si impone (il caffè rimane caldo, l’oggetto resiste agli urti). I collaboratori sempre in viaggio apprezzeranno di più una valigetta resistente piuttosto che una borsa di tela. E per i team che pranzano in cantiere, una borsa termica da pranzo con i colori dell’azienda verrà utilizzata ogni giorno a mezzogiorno. Il pacchetto giusto è quello che si adatta alla giornata reale di chi lo riceve. Ogni professione ha il suo pacchetto tipo, ed è un’attività che conosciamo bene noi di Personaliz: descriveteci i vostri team, vi aiuteremo ad adattare il contenuto alla loro quotidianità!

Qual è il budget?

Allora, quanto costa? Non c’è una risposta univoca, tutto dipende da cosa ci mettete dentro, dalle quantità e dalla personalizzazione. Ma per darvi un’idea, molti prodotti del catalogo partono da meno di 1 o 2 € al pezzo. Alcuni riferimenti tratti dal catalogo Personaliz: una borsa tote in tessuto non tessuto costa meno di 30 centesimi, una borraccia semplice meno di 1 €, una tazza termica meno di 2 €. Si tratta di prezzi base, esclusa la personalizzazione, e sono decrescenti su tutto il catalogo: il costo a persona diminuisce man mano che il numero di partecipanti aumenta.

Per darvi un’idea, ecco tre pacchetti che ricorrono spesso, dal più semplice al più completo:

Un punto di riferimento per valutare: un pacchetto si giudica sei mesi dopo, in base a ciò che è rimasto sulla scrivania. Quattro oggetti utili valgono meglio di otto gadget che finiscono in un cassetto.

Per quanto riguarda l’abbigliamento, tenete presente che inciderà maggiormente sul costo rispetto al resto: si tratta del prezzo di un capo che si indossa davvero, e la scelta della tecnica di personalizzazione (un ricamo non ha lo stesso costo di una stampa) fa variare il prezzo. È anche la voce in cui la qualità si nota di più, quindi il posto peggiore in cui risparmiare.

E se non volete decidere da soli, un consulente dedicato può comporre il pacchetto insieme a voi: conosce il catalogo, i vincoli di personalizzazione e le combinazioni che funzionano in base al vostro budget. Arrivate con un budget e un numero di dipendenti, ripartite con una proposta dettagliata.

Come organizzare l’ordine senza complicazioni?

Detto questo, ci sono tre aspetti logistici da tenere in considerazione prima di lanciare i vostri pacchetti:

1. Per i capi tessili è necessario gestire le taglie. A differenza della tazza, una felpa si ordina in S, M, L, XL... Prevedete la ripartizione in base alla squadra e un po’ di margine sulle taglie intermedie per eventuali nuovi arrivi.
2. Ogni prodotto passa attraverso un BAT. Dopo l’ordine, la vostra personalizzazione viene verificata e un «bon à tirer» arriva entro 24-48 ore nella vostra area clienti. Una volta convalidato, la produzione ha inizio. Moltiplicate questo tempo di attesa per il numero di articoli del pacchetto se ordinate tutto contemporaneamente.
3. C’è una soluzione di emergenza. Assunzioni impreviste, pacchetto esaurito, un nuovo collaboratore che inizia lunedì: una selezione di prodotti (magliette, borse di tela, tazze, penne) è disponibile con consegna espressa in 24/48 ore, realizzata con stampa digitale nel nostro laboratorio di La Rochelle. Quando c’è urgenza, siamo noi a garantire i tempi di consegna, non un subappaltatore.

E per i nuovi assunti che lavorano da remoto?

Il telelavoro ha cambiato lo status del welcome pack. Quando la persona non metterà piede in ufficio la prima settimana, il pacchetto non la aspetterà più su un tavolo: partirà per posta e spesso diventerà l’unico oggetto fisico che la collegherà alla sua nuova azienda. In altre parole, conta doppio!

Tre consigli per il lavoro a distanza. Innanzitutto, puntare a un arrivo prima del primo giorno: ricevere il pacchetto il giorno prima e indossare la maglietta durante la videoconferenza di benvenuto è esattamente l’effetto desiderato. Poi, pensare al viaggio: borraccia in acciaio inossidabile, capi di abbigliamento, taccuino o power bank personalizzati resistono al trasporto senza problemi, mentre la ceramica richiede un imballaggio davvero accurato. Infine, raccogliere l’indirizzo postale e la taglia dell’abbigliamento già al momento delle formalità di assunzione, insieme alle coordinate bancarie: è il dettaglio che evita di dover rincorrere le informazioni a tre giorni dalla spedizione.

E per rendere il tutto ancora più speciale, curate la confezione: un pacco concepito come un regalo, con un bigliettino di benvenuto firmato dal team, cambia completamente l’effetto. Non si apre un cartone da spedizione, si apre un regalo!

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